תהליכי עבודה לחיסכון בזמן … שגם יגרמו לך להיראות טוב

נכתב ע"י Olav Andreas Frenning ב May 22, 2019

משתמשים בעלי מערכת יחסים ארוכת שנים עם FotoWare יודעים בדיוק מה אנחנו חושבים לגבי תיקיות.
במשך שנים אנחנו מנסים לשכנע אחרים כי עם קטלוג מידע נכון ומדויק אפשר לגמרי להסתדר בלעדיהן (עם התיקיות, כלומר). עם זאת, יש משהו בתיקיות שגורם לאנשים לא לרצות להיפרד מהן; הן נותנות תחושה של סדר וארגון שקשה להשתוות אליו.

בעננים אין תיקיות

כפי שנוכחת לדעת אם אתה משתמש בפתרון של Fotoware בענן , אין תיקיות בפועל שאתה יכול להשתמש כדי לארגן את התוכן שלך. זה פשוט בגלל הדרך בה אחסון ענן עובד – אחסון בענן אינו בדיוק כמו מערכת הקבצים המקומית במחשב. עם זאת, בכדי לא לאכזב את המשתמשים יותר מדי, ניתן להשתמש בפתרון המתוחכם שלנו – SmartFolders בכדי לחקות את מבנה התיקיות הישן כך שהמשתמשים במערכת של FotoWare ירגישו בנוח.

SmartFolders – כמעט תיקייה – אבל מתוחכם יותר

לא מזמן כתבנו ספר אלקטרוני על היתרונות של שימוש בטקסונומיה כדי לארגן את התוכן שלך. השימוש בטקסונומיה מושלם לארגון תוכן שנמצא בקטגוריות מסודרות ומוגדרות מראש. אך פחות מתאים עבור משתמשים אשר מדי פעם צריכים להגדיר מסננים משלהם או עוגנים על מנת לחזור בקלות לאוסף מסוים של קבצים. כאן השימוש ב- SmartFolders נכנס לפעולה: כמו טקסונומיה, השימוש ב- SmartFolders יכול לדמות היררכית תיקיות קלאסית, אך איפה השוני? בזה שהקמתן במערכת אינה דורשות זכויות ניהול מיוחדות ואף לא תואר במידענות על מנת להגדיר אותן.

במילים פשוטות, SmartFolder הוא מסנן החיפוש שנראה ומרגיש כמו תיקיה בחלונית הניווט השמאלית בממשק האינטרנטי של FotoWare. אז אם אתה יכול לבצע חיפוש, אתה תהיה בהחלט מסוגל להגדיר SmartFolder. אם אתה בקיא בתחביר החיפוש תוכל לעשות שימוש בכל ביטויי החיפוש והתגים המיוחדים שמנוע החיפוש שלנו תומך בהם. עם זאת, אנו סבורים שרוב המשתמשים ישמחו מאוד להגדיר מסנני חיפוש בסיסיים מאוד, לדוגמא: ביצוע חיפוש מדויק למידע מסוים בשדה טקסט מסוים. ויצירה של חיפוש כזה הוא ממש לא בעיה.

3 דוגמאות לשימוש ב- SmartFolders

אלה 3 דרכים לשימוש יומיומי ב-SmartFolders. אתה בודאי תוכל לחשוב על דרכים לאמץ את השימוש בסביבת העבודה שלך.
• בשימוש ב-SmartFolders אנחנו יכולים למצוא בקלות ובמהירות קבצים שמשתמשים ביקשו למחוק. כאשר משתמשים מסמנים תמונה למחיקה, סימן X אדום מופיע על התמונה על מנת להזהיר משתמשים אחרים משימוש בה, מנהל המערכת בוחן את הקבצים ומוחק אותם.


• שימוש נוסף ב-SmartFolders יכול להיות בסינון ומציאה של קבצים להם נדרש להוסיף מידע על מנת שיהיו זמינים ושימושיים יותר לאחרים.


• צוות השיווק, גם לו אפשרות ליהנות מיתרונות SmartFolders למשל על מנת לאתר במהירות את כל אותם הקבצים השייכים לקמפיין מסוים. כל מה שדרוש הוא קיטלוג קוד הקמפיין לאחד משדות המידע , וסינון של אותו המידע באותו השדה על ידי ה-SmartFolders.